赵兴兰

乡镇作为基层行政单位，在乡村治理方面发挥着重要作用。档案是记录过往发展历程的重要形式，其有助于乡镇党委、政府、财政等多部门完成工作，提高乡镇决策有效性。从当前来看，乡镇档案管理工作面临诸多问题，一方面管理机制不到位；另一方面受外在因素影响，制约了档案管理工作的开展。因此，探究乡镇档案工作难点并针对性地提出对策，是解决当前乡镇档案管理问题、提高档案管理工作有效性的必然路径。

一、乡镇档案工作难点

意识淡薄。领导团队对此项工作的重视程度不足，影响了相关工作的推进与开展。如某乡镇在制定年度工作计划时，没有将档案工作纳入其中，在资源配置方面忽略了档案领域在资金、人力、物力方面的需求，以至于长期没有设定专项经费，档案管理基础设施建设停滞不前，依旧以过去的金属档案柜为主。此类档案材料管理对周围环境要求较高，极易被损毁。此外，在展开乡村战略规划时，忽略了档案资料的重要价值，产生严重的资源浪费。

档案管理不规范。主要体现在收集、整理、保管三个层面。收集方面并不全面，很多档案在收集期间没有及时得到，以至于部分档案不完整，无法全面反映乡镇情况。整理方面，不同乡镇在立卷、分类，编目方面均有明显差异，致使在档案利用期间很难被快速定位，影响了档案的利用效率。保管层面，库房面积不达标，档案柜老式等制约档案保管规范性。

信息化程度低。档案信息化是档案工作创新发展的必然路径。当前部分乡镇存在设备老化、软件落后的问题，虽然配置了计算机、扫描仪等装置，但由于购置时间较早，性能已经出现落后无法满足运行需求情况，致使在后续档案数据利用时也很难深度挖掘其背后的价值，为乡镇决策提供支持。

档案利用率不足。乡镇档案在过去一直以传统的查阅服务为主，缺乏主动服务。在用户查阅信息时，只能到档案室按照要求填写申请，然后再到特定区域等待管理人员找出档案。这种服务形式效率不高，且极易受时空局限。这不仅会影响档案利用率，而且还会影响用户体验。

二、乡镇档案工作对策

（一）加强档案意识培养

为提高乡镇工作人员的思想重视程度，要定期组织档案知识培训，邀请专家学者或有经验的管理人员，向乡镇领导讲述档案管理的价值意义。此方面可引入真实案例分析，比如部分乡镇充分借助档案资料，解决了当地土地资源纠纷等方面的问题，使工作人员能够认识到档案管理对自身业务工作推进的有效性。此外，要打造工作考核机制，将档案工作纳入乡镇领导年度绩效考核体系，并明确此项工作的占比和具体考核标准，比如档案工作的推进情况、基础设施建设情况、资源利用情况。若发现某些工作人员表现突出，则可以给予表彰或者优先晋升，而对于重视不足、不达标的，则要问责整改，借助考核机制倒逼大家提高思想重视，为档案工作的推进提供保障。

（二）规范档案管理流程

打造健全的收集制度，具体要明确档案收集范围，基于乡镇工作特征，有效收集乡镇党委和镇政府的发文、收文、政策文件等相关信息，同时结合当前的信息化基础，确认电子档案与纸质档案的收集要求，确保二者管理的有效性。此外，要明确各部门在档案管理期间的职责，防止在出现问题时相互推诿。可实行收集工作责任制，确认各部门负责人为第一责任人，负责本部门的相关档案收集工作，各部门也可以设置专门的档案工作人员完成收集、整理和移交档案工作。各部门要在此项工作中提供监督和指导，定期分析各部门的档案收集状况。

统一整理标准，按照归档文件整理规则的要求做好立卷工作，使文件能够根据年度保管期限、机构问题等要素一一分类，每一卷内的文件又充满联系，便于后续保管和利用。比如，相同年份、相同主题、相同机构的文件为相同卷，卷内会根据文件的重要程度再一次分类。编目方面亦是如此，要明确编目规则，除了基础信息的记录，还要编写档案摘要，明确核心内容，并标注关键词，方便后续利用关键词检索。编目格式要统一具体，比如若是运用计算机软件编目，则要明确信息规范和精准度，同时可构建目录数据库，展开目录数字化处理，为信息化的推进提供帮助。

保管方面，要优化硬件条件，比如加大资金投入进行改扩建，需注意新建档案室应满足国家有关要求，按照八间房的标准进行设计与建造，优先采用防火材料构建屋顶、墙体，并设置防火窗、防火门，营造有效的档案管理条件。此外，还要配置保管设备，比如密集架、专用档案柜等，便于后续处理和利用。在此期间，要制定档案安全制度、借阅制度、应急预案等，明确各个工作人员的职责与权限，规定出入库登记、借阅审批等相关流程，使所有档案保管工作均能够透明化、制度化。

（三）促进档案信息化建设

政府要加大对此方面的重视程度，将档案信息化纳入财政预算，设置专门的专项经费用于信息化技术升级与设备购置。除此之外，还可与企业间进行合作，利用PPP(公共私营合作制）模式，共同投资档案信息化转型项目，筹措的资金要用于信息化设备购置以及软硬件升级，确保档案管理软件能够满足数据存储需要。除此之外，还要引入先进的管理软件。软件应具备档案数字化处理、信息管理、检索利用、安全防护等各个功能，可对录入的档案信息智能分类，展开编目处理，并提供多媒体档案展示服务，方便档案管理工作人员进行资源利用。

（四）增强档案利用水准

创新服务形式，此方面是指拓展线上渠道，比如构建乡镇档案信息网站，通过网站发布档案目录信息，满足用户查询等需要。对于一些不涉密的档案，会提供下载服务，方便用户随时随地调取档案。在此期间，设置在线咨询功能，有专业的档案管理人员为用户查询利用提供便利，解决所遇到的问题。对于行动不便的特殊群体，还可结合其实际需要，携带档案资料上门服务。比如在出现房产继承问题时，可提供上门查阅档案服务，帮助其解决实际问题。

经分析，当前乡镇档案工作存在意识淡薄、管理不规范、信息化程度低、利用效率不足等问题。以上问题的产生会严重影响档案工作的可持续发展。为此要强化档案意识培养，比如开展系统授课，并构建工作考核制度，以提高工作人员对档案管理的重视。除此之外还需规范档案管理流程，减少冗余内容、完善收集制度，并在此基础上推进信息化建设，提高档案利用水平，以此全面提高乡村档案工作水平，为基层治理、经济建设与发展提供有利条件。

（作者单位：云南省保山市昌宁县耈街彝族苗族乡党群服务中心）